1. Главная
  2. Истории успеха
  3. Внедрили СЭД в компании по производству кормов для животных популярного бренда

Внедрили СЭД в компании по производству кормов для животных популярного бренда

Royal Canin перешла на цифровой формат работы с документооборотом, что позволило компании решить множество вопросов, связанных с обработкой, хранением документов и повысить эффективность внутренних процессов.

Наш клиент — компания-производитель кормов для кошек и собак Royal Canin.

Компания Royal Canin автоматизировала работу с документооборотом, перейдя с бумажного формата на цифровой. А также закрыла множество вопросов, связанных с обработкой, хранением документов и эффективностью процессов внутри компании. 

Сейчас Royal Canin периодически заказывают у EnDocs разработку дополнительных новых модулей, чтобы использовать систему на полную мощность. 

Предпосылки для внедрения СЭД и выбор решения

Ранее в компании Royal Canin вообще не использовалась СЭД. Весь документооборот был в бумажном виде, что доставляло массу неудобств: договоры долго согласовывались, у сотрудников уходило много времени на обработку документов и поиск информации. 

Когда компания решила изменить бизнес-процессы на более эффективные и внедрить СЭД — обратилась EnDocs. Уже тогда мы владели опытом создания архива документов, автоматизации согласования заказов на закупку и процессов согласования договоров. Еще одним плюсом в пользу выбора EnDocs был готовый модуль интеграции с Диадок.

Процесс внедрения

В общей сложности реализация проекта заняла 4 месяца. Команда EnDocs начала работу с анализа текущих процессов, а также интеграционных возможностей с бухгалтерской системой учета. На основе этих данных мы составили техническое задание и согласовали его.

В ходе внедрения многие задачи были для нас привычны. Например, настройка маршрутов согласования договоров, интеграция с Диадок и другое.

Но были и сложности. Важно отметить, что бухгалтерская учетная система работала на базе Navision, а ее возможности в части интеграции были очень ограничены. Несмотря на это, усилиями команды EnDocs нам удалось решить эти проблемы. 

Что еще мы сделали для повышения эффективности работы в компании:

  • Стандартизировали и унифицировали процессы обработки документов в рамках организации
  • Автоматизировали процессы сканирования и ввода документов в электронный архив
  • Создали механизм быстрого и удобного поиска документов
  • Разработали набор отчетов для получения статистической и аналитической информации о документах в электронном архиве
  • Внедрили электронный архив

Чтобы переход на новую систему работы в компании был максимально комфортным и «безболезненным» для сотрудников, мы обучили фокус-группу и составили исчерпывающие инструкции для пользователей.

О проекте в цифрах

На контрасте работы с бумажными носителями Royal Canin сразу ощутила преимущества СЭД.  До этого сотрудникам приходилось согласовывать все документы вручную. После внедрения это стало возможно делать в одной системе, не отходя от компьютера. 

Для руководства главным стало то, что с внедрением СЭД бизнес-процессы стали прозрачными. Особенно это важно было для отслеживания движения средств внутри компании. 

После внедрения системы EnDocs в компании:

  • Повысилась прозрачность

Договорная деятельность стала более прозрачной

  • Документы не теряются

Исключены риски потери или повреждения документов, повысилась надежность их хранения

  • Повысилась трудовая дисциплина

Повысился уровень исполнительской дисциплины

Поддержка после внедрения СЭД

Компания уже боле пяти лет находится на сопровождении у специалистов техподдержки EnDocs. Каждый день мы обрабатываем обращения и периодически внедряем в систему новые модули, чтобы сделать использование СЭД еще более эффективным! 

Закажите разработку СЭД для вашей компании прямо сейчас!

Ошибка: Контактная форма не найдена.

Ошибка: Контактная форма не найдена.

Заказать звонок

Мы свяжемся с вами в ближайшее время

    Оставить заявку

    Мы свяжемся с вами в ближайшее время

      Работа с договорами

      EnDocs Cloud позволяет автоматизировать процесс согласования и подписания (в том числе электронной подписью) договоров в компании.