1. Главная
  2. Блог
  3. Внедрение кадрового ЭДО: 5 этапов от начала до использования

Внедрение кадрового ЭДО: 5 этапов от начала до использования

С ноября 2021 года по ТК РФ можно вести кадровый документооборот в электронном виде. А к хорошему привыкают быстро. Надеемся, так произойдет и с кадровым ЭДО. Ведь электронные инструменты для эффективной работы уже выигрывают у «бумажной суматохи», например, при оформлении отпуска или командировки.

Чтобы вам было легче разобраться, как перевести работу кадровиков в цифру, мы подготовили поэтапный алгоритм. 

Этап № 1: Организуем оптимальное подразделение и приводим в порядок документацию

Есть железное правило: чтобы перевести в цифру какой-то процесс, вначале нужно создать четкую систему. В случае с переходом на КЭДО нужно организовать систему работы с персоналом. Автоматизировать хаос не получится. 

Есть 3 варианта организации кадрового делопроизводства:

  1. Один специалист по кадрам
  2. Отдел во главе с руководителем
  3. Внутреннее совмещение

Лицо, ответственное за ведение электронного кадрового документооборота назначается приказом. В документе прописываем ФИО и должность работника, подразделение, а также указываем его обязанности. 

Последний вариант подходит для маленьких организаций, где кадровое делопроизводство вверено секретарю или бухгалтеру. 

Этап № 2. Выбираем решение для КЭДО.

Когда кадровое делопроизводство упорядочено, нужно выбрать информационную систему, которая сможет перевести все процессы в цифру. 

Например, быстро привести кадровые документы в электронный вид с доступом к системе как в офисе, так и удаленно можно в системе EnDocs. Здесь работодатель может обмениваться с сотрудниками кадровыми документами в электронном виде с проставлением электронной подписи.

Внедрим кадровый электронный документооборот за 1 день. Подробнее →

Этап №3. Отражаем изменения в учетной политике.

О том, что в организации действует кадровый ЭДО, нужно указать в локальных нормативных актах и трудовых договорах.

Что нужно сделать работодателю на этом этапе: 

Важно: при приеме на работу нового сотрудника эта информация может вноситься в трудовой договор, а может быть в виде отдельного соглашения о КЭДО и ЭЦП

Организуем оптимальное подразделение и приводим в порядок документацию

Юридические значимым кадровый документооборот делает наличие электронных подписей.

В КЭДО одной из сторон при обмене документами является физическое лицо. У физлица может быть три вида подписи: простая, неквалифицированная и квалифицированная. Какую использовать — зависит от юридической значимости документа.

Допустим, подписать трудовой договор на работу в дистанционном формате можно только КЭП, а для заверения графика достаточно использовать простую ЭП.


Для удобства таблица со сравнением разных видов электронных подписей

КЭП
НЭП
ПЭП
Описание
Квалифицированная электронная подпись. Юридически равнозначна собственноручной подписи. Не требуется письменное согласие сотрудника
Неквалифицированная электронная подпись. Для использования требуется письменное согласие сотрудника. Экономичнее и проще в обслуживании, чем КЭП
Простая электронная подпись. Не требует денежных вложений от работодателя
Срок действия
1 год
1 год
Бессрочно
Кто может выпустить
УЦ, аккредитованный Минкомсвязи РФ
УЦ, аккредитованный Минкомсвязи РФ
Работодатель в своей информационной системе
Какие документы можно подписывать
Любые, но есть исключения. Приказ на увольнение должен быть бумажным (кроме дистанционных сотрудников), еще некоторые документы по охране труда
Любые, но есть исключения. Приказ на увольнение должен быть бумажным (кроме дистанционных сотрудников), еще некоторые документы по охране труда
Приказ на отпуск и командировку, расчетный лист, табель учета рабочего времени, должностные инструкции и локальные нормативные акты

Этап №5. Наслаждаемся удобством безбумажной системы

Принимаем сотрудников дистанционно

Собеседования удаленно по видеосвязи — уже привычная практика для компаний. А вот, чтобы подписать трудовой договор, нужно было ехать в офис или доставлять документы почтой.

Как работает онлайн-трудоустройство:

Будущему работнику необходимо дать доступ в личный кабинет, в который он выложит сканы или фото документов для трудоустройства. Там же он заполнит заявление на сертификат неквалифицированной электронной подписи (НЭП).

Полученной НЭП сотрудник подписывает согласие на КЭДО, и другие нужные документы.

Уволить работника на удаленке можно также дистанционно. Сотрудник кадровой службы просто формирует электронный обходной лист и запускает процесс с участием всех заинтересованных лиц.

В безбумажной системе работодатель снижает затраты на трудоустройство: печать, пересылку, хранение документов и так далее. К тому же электронные документы не теряются и быстрее согласуются. В условиях развития удаленного формата работы переход на электронные кадровые процессы без единого бумажного документа дает компании существенное преимущество

Максим Соин, исполнительный директор EnDocs

Оформляем командировки без бумаг

Закон разрешает переводить в электронный формат все командировочные документы: приказы, авансовые отчеты и служебные задания. Создавать, согласовывать и подписывать их можно в IT-системе компании.

Как оформляется командировка в цифровом мире:

ЭДО экономит бюджет компании и позволяет специалистам не тратить время на рутинные операции, а сосредоточиться на более глобальных задачах бизнеса. Как работает электронный документооборот на всех этапах — мы рассказывали в статье

Ошибка: Контактная форма не найдена.

Ошибка: Контактная форма не найдена.

Заказать звонок

Мы свяжемся с вами в ближайшее время

    Оставить заявку

    Мы свяжемся с вами в ближайшее время

      Работа с договорами

      EnDocs Cloud позволяет автоматизировать процесс согласования и подписания (в том числе электронной подписью) договоров в компании.