1. Главная
  2. Блог
  3. КЭДО и право: как сделать электронный документооборот легитимным?

КЭДО и право: как сделать электронный документооборот легитимным?

Кадровый ЭДО — абсолютно законная система, которой многие крупные компании уже заменили бумажную эпопею. Однако есть несколько юридических нюансов, обязательных к учету на этапе перехода к цифре.

Законы, которые регулируют КЭДО

Основа правовой базы в сфере КЭДО поправки в ТК РФ (№377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ») и Федеральном законе №407-ФЗ «О внесении изменений в ТК РФ в части регулирования дистанционной (удаленной) работы и временного перевода работника на дистанционную (удаленную) работу по инициативе работодателя в исключительных случаях».

Эти изменения и разрешили организации избавиться от бумажных носителей и применять в работе кадрового отдела цифровые документы.

В Трудовом кодексе РФ КЭДО регулируют — статья 22.1 «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений», ст. 22.2 «Порядок введения электронного документооборота и приема на работу к работодателю, использующему электронный документооборот» и ст. 22.3 «Взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота».

Они дают работодателю право создавать, подписывать, использовать и хранить трудовые документы в цифре. 

По факту, схема работы КЭДО похожа на традиционную бумажную. Но есть важное различие — подписывать документы можно из любого уголка мира без бумажных носителей и курьерской доставки. Именно поэтому электронный кадровый документооборот незаменим в работе с удаленными сотрудниками. Менять ли кипы бумаг на цифровой формат — каждый руководитель решает для себя сам. 

КЭДО — удобное решение, которое сокращает объем работы кадровых специалистов и позволяет сфокусироваться на более глобальных задачах компании. Чтобы КЭДО работал на полную мощность, нужно учитывать важные нюансы на этапе внедрения. Мы позаботились о максимально комфортном переходе бизнеса на кадровый ЭДО, создав сервис EnDocs КЭДО.

Что переводим в электронную версию, а что оставляем на бумаге?

На сегодняшний день разрешено перевести в цифровой формат 90% документов. Закон обязывает делать бумажные копии только этих документов: акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении, документы, подтверждающие прохождение инструктажа по охране труда, трудовые книжки, если сотрудник не отказался от бумажной формы (трудовую книжку можно переводить в электронный вид только с согласия работника). 

Все остальные документы могут законно существовать только в системе на компьютере. Юридическую силу виртуальным бумагам дает электронная подпись (ФЗ от 22 ноября 2021 года № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ», ст. 6, 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Разбираемся с электронной подписью

КЭДО не может существовать без электронной подписи. ЭП — альтернатива традиционной рукописной подписи на бумаге, которая содержит данные о владельце. Однако есть важная особенность:   

ЭП может идентифицировать как физлицо и индивидуального предпринимателя, так и сотрудника организации.

Есть 3 вида электронной подписи (ФЗ от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи»). 

Рассказываем, в каких случаях какая подпись нужна:

  • Первый вид — простая электронная подпись или ПЭП

Применяем, чтобы подтвердить личность (логин и пароль, код из СМС и т.д.). 

Что говорит закон: Использование простой электронной подписи как юридически значимой возможно только при условии: когда имеется соответствующее соглашение с участниками совершаемого электронного обмена.

  • Усиленная неквалифицированная электронная подпись или УНЭП

Ей работник компании может подписать трудовой договор, служебные записки, заявления и прочие документы. 

Что говорит закон: По закону № 63-ФЗ документ, подписанный НЭП, заменяет бумажный только в случаях, оговоренных законом, или по согласию сторон (создается соглашение о юридической значимости этой подписи).

  • Усиленная квалифицированная электронная подпись или УКЭП

Этот вид подписи равноценен личной и ее можно использовать практически для всех видов документов со стороны компании. Например, при сдаче отчетности или оформлении УПД. УКЭП есть у руководителя организации и доверенных лиц. 

Что говорит закон: УКЭП выдают исключительно в специальных удостоверяющих центрах, получивших аккредитацию.

Как перейти на КЭДО и не ошибиться?

Команда EnDocs внедряет электронный документооборот в компании уже более 10 лет. Применив свой опыт, мы составили пошаговую схему “безболезненного” перехода на КЭДО.

Внедрим кадровый электронный документооборот за 1 день. Подробнее →

Подготовка:

  • Шаг 1

На этом этапе составляем перечень документов, которые хотим перевести в первую очередь.

  • Шаг 2

Описываем бизнес-процессы. Чем детальнее разложите путь, который проходят кадровые документы  в компании, тем легче будет использовать новую цифровую систему.

  • Шаг 3

Фиксируем требования закона в области трудовых отношений: какими должны быть сроки хранения, подпись и так далее.

  • Шаг 4

Разрабатываем ЛНА (локальные нормативные акты). Это документ с прописанными в нем правилами перехода на КЭДО и регламентом взаимодействия.

Переход на КЭДО:

  • Шаг 5

Готовим пакет документов для перехода на КЭДО. Что должно быть:

Обязательно включаем в приказ на кадровый ЭДО (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ): 

  1. сведения об информационной системе работодателя, с помощью которой будет осуществляться кадровый ЭДО;
  2. перечень документов и категорий работников, которые будут участвовать в КЭДО;
  3. лицо, ответственное за переход на КЭДО.
  • Шаг 6

Уведомляем сотрудников о переходе компании на формат электронного документооборота и получаем их разрешение

Юридические нюансы

Если сотрудники принимались в штат до 31 декабря 2021 года — получать их согласие обязательно. Для сотрудников, принятых позднее, это правило не действует. 

Отказ работника переходить на КЭДО не может стать причиной увольнения.

  • Шаг 7

Внедряем КЭДО и тестируем его с наиболее продвинутыми сотрудниками компании

  • Шаг 8

Запускаем решение и обучаем сотрудников

Внедрите кадровый электронный документооборот за 1 день и посмотрите, как упроститься то, что раньше нужно было делать вручную!

Дмитрий Никитин, директор EnDocs

EnDocs КЭДО это:

Начните бесплатно!

Ошибка: Контактная форма не найдена.

Ошибка: Контактная форма не найдена.

Заказать звонок

Мы свяжемся с вами в ближайшее время

    Оставить заявку

    Мы свяжемся с вами в ближайшее время

      Работа с договорами

      EnDocs Cloud позволяет автоматизировать процесс согласования и подписания (в том числе электронной подписью) договоров в компании.