1. Главная
  2. Цифровая бухгалтерия

SMART-решение
Цифровая бухгалтерия

Жизненный цикл первичных документов в цифре —
от регистрации в канцелярии до отправки в архив

Как исключить потерю документов и просроченные оплаты? Как подготовить ответ на требование налоговой за 10 минут?
Как очистить столы от кипы бумаг? Как освободить бухгалтерию от рутинной работы по проверке и вводу документов?
Как избавиться от бумажного документооборота раз и навсегда? Как масштабировать бизнес без изменения ключевых процессов?

Классическая бухгалтерия

  • Обработка и принятие к учёту первичных документов один из самых трудоёмких и ответственных процессов любой компании.
  • Проверка полученных документов и отражение их в учётной системе загружает целые отделы бухгалтерии рутинной работой, и требует постоянной концентрации внимания ответственных сотрудников.
  • Утрата первичных документов зачастую приводит к проблемам с налоговой при возмещении НДС, а несвоевременная оплата несёт риски отключения критических сервисов или чувствительным штрафам от поставщиков

Знакомая ситуация

Потеряли документ — получили отказ в возмещении НДС
Поставщик прислал документы, но до бухгалтера они так и не дошли. И нам отключили интернет…
Так, документы на обработку...
Эти оставили на столе, эти прислали в почту, a тут в WhatsApp и Телеграмм…
Какая сумма в документе… Спросить финансового директора или так проведем?
Бухгалтер проверил глазами и ввел в систему
300 документов за день… Без ошибок - 297
Поставщик оборвал телефон… Сейчас узнаем что c оплатой — позвоним бухгалтеру…

Проблема

01

Документы попадают в компанию разными путями — через канцелярию, менеджеров, напрямую в бухгалтерию, в бумажном и электронном виде — все они требуют оперативной доставки соответствующей учётной группе бухгалтерии и принятия к учёту

03

Подписание принятых к учету документов, отправка экземпляров контрагентам и архивирование оригиналов — процесс, требующий значительных ресурсов и несущий риски потери документов

05

Ответственные менеджеры нуждаются в оперативной и актуальной информации о документах для контроля оплат

02

Проверка корректности и ввод полученных документов в учётную систему — трудоёмкая рутинная работа, требующая постоянного внимания ответственных сотрудников бухгалтерии

04

Документов должны быть в оперативном доступе как для внутреннего пользования, так и для предоставления по запросу контролирующих органов

01

Документы попадают в компанию разными путями — через канцелярию, менеджеров, напрямую в бухгалтерию, в бумажном и электронном виде — все они требуют оперативной доставки соответствующей учётной группе бухгалтерии и принятия к учёту

02

Проверка корректности и ввод полученных документов в учётную систему — трудоёмкая рутинная работа, требующая постоянного внимания ответственных сотрудников бухгалтерии

03

Подписание принятых к учету документов, отправка экземпляров контрагентам и архивирование оригиналов — процесс, требующий значительных ресурсов и несущий риски потери документов

04

Документов должны быть в оперативном доступе как для внутреннего пользования, так и для предоставления по запросу контролирующих органов

05

Ответственные менеджеры нуждаются в оперативной и актуальной информации о документах для контроля оплат

EnDocs поможет на порядок сократить трудоемкость
рутинных операций и исключить обращение
бумажных документов в компании

в 5 раз

Сокращение трудозатрат на проверку документов и ввод в учетную систему

в 3-5 раз

Сокращение времени на доставку полученных документов учетной группе

в 8-10 раз

Быстрее поиск и подбор необходимых документов

Использование Цифровой бухгалтерии превращает работу бухгалтерии в высокопроизводительный конвейер, позволяющий максимально эффективно использовать как потенциал сотрудников,так и самые передовые инструменты автоматизации и роботизации процессов. Цифровая бухгалтерия способна превратить поддерживающее подразделение в одну из наиболее технологичных и современных структурных единиц компании

Быстрое решение «Под ключ»

  • Интеллектуальное распознавание (OCR) и готовый модуль интеграции с 1С обеспечивают полностью автоматическое создание типовых документов в учетной системе
  • Интеграция с сервисом ЭДО Контур.Диадок полностью унифицирует процессы обработки бумажных и электронных документов
  • Контрольные проверки автоматически выявляют ошибочные или некорректно оформленные документы, разгружая сотрудников учетного центра от рутинной работы
  • Правила маршрутизации обеспечивают мгновенную доставку документов конкретной учетной группе, отвечающей за данный тип хозяйственных операций, а также получение согласования ответственного менеджера
  • Бухгалтеру предоставляется единый унифицированный интерфейс для работы со всеми зарегистрированными документами независимо от их типа и источника
  • Электронный архив бумажных и ЭДО документов обеспечивает мгновенное формирования подборок документов
  • Контроль исполнительской дисциплины и сроков согласования и обработки документов встроенными отчетами

Использование Цифровой бухгалтерии EnDocs за несколько дней трансформирует работу бухгалтера от «ручной сборки» в настоящий конвейер по обработке документов. Наше решение лежит в основе многих высоконагруженных бухгалтерских ОЦО (Общих центров обслуживания), в том числе распределенных по всей стране

Как происходит интеллектуальная обработка
первичных документов в EnDocs Cloud по шагам

  • 1. Сканирование и распознавание бумажных документов
  • 2. Загрузка ЭДО документов
  • 3. Автоматическая проверка корректности документа
  • 4. Автоматическая маршрутизация
  • 5. Принятие документа к учету и подписание
  • 6. Архивация и хранение оригинала
  • 7. Формирование электронного архива

Сканирование и распознавание бумажных документов

Бумажные документы могут быть отсканированы непосредственно в систему, загружены с диска или сетевой папки или направлены на служебный адрес электронной почты. Документы автоматически распознаются и загружаются в систему с полностью заполненными реквизитами. Ввод документов занимает минимальное время и практически не требует ручного труда.

Система автоматически применяет корпоративные справочники аналитики, например, подбирает из учётной системы Контрагента, Договор, Заказ на покупку, Проект соответствующие данному документу

Загрузка ЭДО документов

Электронные документы автоматически загружаются из сервиса ЭДО Контур.Диадок со всеми реквизитами, печатными формами со штампом оператора и полным протоколом обмена. Интеграция с ЭДО входит в стандартную поставку и не требует дополнительных затрат, все уже готово к началу работы.

Документы полученные через Диадок помечаются специальным значком, что позволяет легко отличить их от бумажных документов.

После принятия документа к учёту ответственный сотрудник может подписать документа в сервисе Диадок непосредственно из системы

Автоматическая проверка корректности документа

Система обеспечивает автоматическую проверку документов, снимая с сотрудников всю рутинную работу. Например, система может автоматически проверить корректность расчёта НДС в документе, его принадлежность открытому учётному периоду, наличие печати и подписи контрагента, выявить превышение бюджета по договору или заказу на покупку и многое другое. Могут быть реализованы и более интеллектуальные проверки, например, система может предупредить о необходимости оригинала доверенности на подписанта при превышении пороговой суммы, или нотариального перевода по документам нерезидента.

Сотрудникам бухгалтерии больше не нужно тратить время на рутинные проверки, система сама подсветит проблемные или требующие повышенного внимания документы, специалист может сосредоточиться на экономическом смысле документа, а не нюансах его оформления

Автоматическая маршрутизация

Система позволяет настроить гибкие правила, позволяющие автоматически направить документ на обработку именно той рабочей группе или специалиста, которому он предназначен. Не нужно держать в голове ответственных за контрагента или договор — система сама определит маршрут обработки по контрагенту, договору, статье затрат или другим реквизитам.

В зависимости от настроек документ может быть направлен на дополнительное согласование и утверждение ответственному менеджеру, а при превышении пороговой суммы финансовому контроллеру или финансовому директору.

Участникам согласования система направляет email и Push оповещения. Указание нормативных сроков рассмотрения документа позволяет контролировать исполнительскую дисциплину и ускорять процессы обработки документов.

Ответственные менеджеры всегда знают на каком этапе обработки находятся их документы, и кто работает с ним в данное время. Мобильное приложение позволяет контролировать процесс в любое время из любой точки мира

Принятие документа к учету и подписание

После проверки и подтверждения интеграционные сервисы системы автоматически транслируют документ в учётную систему. Так, готовый модуль интеграции с 1С позволяет автоматически сформировать как шапку, так и строчную часть документа. Система автоматически сопоставляет строки документа с номенклатурным справочником, а также создаёт недостающих номенклатурные позиций. Для основного потока документов ручная работа бухгалтера заключается только в финальном подтверждении автоматически распознанного и созданного в учётной системе документа.

Для документов полученных из сервиса ЭДО после проверки может быть выполнено подписание документа в сервисе оператора, при этом документ будет направлен ответственному подписанту в соответствии с матрицей полномочий.

После подписания документ будет автоматически синхронизирован с сервисом Контур.Диадок, и в систему будет импортирован полный протокол обмена.

Ответственному менеджеру система автоматически отправит уведомлении о подписании и принятии к учёту его документов

Архивация и хранение оригинала

После принятия документа к учёту система позволяет автоматизировать и организовать хранение бумажного оригинала. Системе обеспечивает простое управление справочником Мест хранения, представляющих собой сведения о физическом местонахождении документа. Места хранения могут отражать конкретный архивный короб на хранении в компании, или переданный на внешнее хранение. Реквизиты места хранения позволяют легко идентифицировать местонахождение документа — папку, короб, помещение, стеллаж, полку и ячейку где находится требуемый документ

Формирование электронного архива

Обработанные документы получают в системе соответствующий статус и формируют Электронный архив документов. Электронный архив доступен авторизованным пользователям для мгновенного поиска бумажных и электронных документов, а также формирования необходимых подборок по любым известным реквизитам. Например, за несколько секунд можно выгрузить все счета фактуры по контрагенту за указанный период, получив архив со сканами документов и автоматически сформированным реестром.

Помимо этого, система обеспечивает возможность автоматического просмотра сканов документов из внешней системы за счёт готовых интеграционных сервисов. Просмотр сканов документов непосредственно из 1С входит в стандартную функциональность системы

Планируете автоматизировать ваши
бизнес-процессы?

Узнайте, чем вашей компании могут помочь решения EnDocs! Оставьте заявку, и мы свяжемся с вами — определим ваши интересы и подготовим индивидуальную презентацию

    Нажимая на кнопку «Отправить», вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности

    В чем отличие от других систем?

    Автоматический контроль

    Автоматический контроль корректности документов исключает необходимость их ручной проверки, подсвечивая проблемные или требующие повышенного внимания документы ответственному специалисту

    Автоматическая маршрутизация

    Автоматическая маршрутизация безошибочно распределяет поток документов ответственным группам и сотрудникам, а также гарантирует выполнение утверждённых регламентов и получение виз руководителей и менеджеров

    Электронный архив

    Электронный архив позволяет за несколько секунд сформировать необходимую подборку документов по любым реквизитам, включая сканы и реестры подобранных документов

    Контрольные отчеты

    Контрольные отчёты обеспечивают возможность контроля над исполнительской дисциплиной и сроками обработки документов

    Статус документа

    Ответственным менеджерам и участникам процессов доступна исчерпывающая информация о статусе обработки и местонахождении документа, в том числе через мобильное приложение

    Минимальные сроки

    Система позволяет запустить бухгалтерский ОЦО в минимальные сроки с максимальной эффективностью и степенью автоматизации

    Интеграция с ЭДО Контур.Диадок

    Встроенная интеграция с ЭДО Контур.Диадок позволяет начать безбумажный документооборот с контрагентами сразу при начале работы с системой

    Интеллектуальная система

    Интеллектуальная высокопроизводительная система распознавания документов (OCR) минимизирует ручной труд по вводу документов. Документы полностью автоматически создаются в СЭД и в учётной системе

    Интеграция с 1С

    Полностью готовая и настроенная интеграция с 1С обеспечивает автоматическое создание документов в учётной системе, включая формирование заголовочной и строчной части, а также сопоставление строк документов с номенклатурным справочником

    Наш опыт внедрения и систематизации
    бизнес-процессов в компаниях

    В 3 раза уменьшилось время на ввод и согласование документов после внедрения СЭД EnDocs в компании Яндекс

    Более10 летна рынке
    320+клиентов на комплексные проекты

    В 3 раза уменьшилось время на ввод и согласование документов после внедрения СЭД EnDocs в компании Яндекс

    Полезные вебинары

    01/ 3

    Электронный документооборот. Что нужно знать перед внедрением?

    Общие центры обслуживания: Организация и развитие

    Практические вопросы организации общих центров обслуживания

    Ошибка: Контактная форма не найдена.

    Ошибка: Контактная форма не найдена.

    Заказать звонок

    Мы свяжемся с вами в ближайшее время

      Работа с договорами

      EnDocs Cloud позволяет автоматизировать процесс согласования и подписания (в том числе электронной подписью) договоров в компании.